Privacyreglement Stichting Durfhuis

In dit reglement laat Stichting Durfhuis en haar gelieerde projecten (Durfboot, Durfzorg, Durfgeld, Durf47) zien op welke manier zij dagelijks omgaat met persoonsgegevens en privacy en wat er wettelijk wel en niet verantwoord is.

Privacy speelt een belangrijke rol in de relatie tussen de burger en de overheid en staat daarmee hoog op de bestuurlijke agenda. Stichting Durfhuis heeft de verantwoordelijkheid over persoonsgegevens en gegevensuitwisseling op alle terreinen waar ze actief zijn. Stichting Durfhuis is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van burgers. Dat geldt voor taken op het gebied het sociaal domein. Goed en zorgvuldig omgaan met persoonsgegevens is een dagelijkse bezigheid van Stichting Durfhuis. Het beschermen van de privacy is complex en wordt steeds complexer door technologische ontwikkelingen, de decentralisaties, grote uitdagingen op het terrein van veiligheid en nieuwe Europese wetgeving. Daarom vinden wij het belangrijk om transparant te zijn over de manier waarop wij met persoonsgegevens omgaan en de privacy waarborgen.

Wetgeving en definities

Op dit moment heeft elke lidstaat van de Europese Unie een eigen privacywet, gebaseerd op de Europese richtlijn van 1995. De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) regelt het juridische kader voor de omgang met persoonsgegevens in Nederland. Op 25 mei 2018 vervalt de Wbp en treedt de Europese Verordening, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), in werking, samen met de uitvoeringswet. De AVG bouwt voort op de Wbp en zorgt onder andere voor versterking en uitbreiding van de privacy rechten met meer verantwoordelijkheden voor organisaties.

De volgende begrippen worden in de AVG gebruikt (Artikel 4, AVG):

Betrokkene: De persoon op wie de persoonsgegevens betrekking hebben. De betrokkene is degene van wie de gegevens worden verwerkt.

Verwerker: De persoon of organisatie die de persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere persoon of organisatie.

Persoonsgegevens: Alle gegevens die gaan over mensen en waaraan je een mens als individu kunt herkennen. Het gaat hierbij niet alleen om vertrouwelijke gegevens, zoals over iemands gezondheid, maar om ieder gegeven dat te herleiden is tot een bepaald persoon (bijvoorbeeld naam, adres, geboortedatum). Naast gewone persoonsgegevens kent de wet ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn gegevens die gaan over gevoelige onderwerpen, zoals etnische achtergrond, politieke voorkeuren of het Burgerservicenummer (BSN).

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling: Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van de nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. Dit heet ook wel een Privacy Impact Assessment (PIA)

Verwerkingsverantwoordelijke: Een persoon of instantie die alleen, of samen met een ander, het doel en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt.

Verwerking: Een verwerking is alles wat je met een persoonsgegeven doet, zoals vastleggen, bewaren, verzamelen, bij elkaar voegen, verstrekken aan een ander en vernietigen.

Reikwijdte

Het reglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door Stichting Durfhuis. Oftewel: voor alle verwerkingen die binnen de Stichting Durfhuis plaatsvinden.

Verantwoordelijke

Het bestuur van de Stichting Durfhuis zijn allemaal verantwoordelijken voor de verwerkingen die door of namens de Stichting Durfhuis worden uitgevoerd. De bestuursorganen van Stichting Durfhuis zijn onder andere het dagelijks bestuur.

Verwerkingen (artikel 4, AVG)

De verwerking van persoonsgegevens is elke handeling of elk geheel van handelingen met persoonsgegevens, al dan niet uitgevoerd via geautomatiseerde processen. In de AVG valt onder een verwerking:

*  Verzamelen, vastleggen en ordenen

*  Bewaren, bijwerken en wijzigen

*  Opvragen, raadplegen, gebruiken

*  Verstrekken door middel van doorzending

*  Verspreiding of enige andere vorm van ter beschikkingstellen

*  Samenbrengen, met elkaar in verband brengen

*  Afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens

Uit deze opsomming blijkt dat alles wat je met een persoonsgegeven doet een verwerking is.

Doeleinden (artikel 5, AVG)

Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verzameld worden als daarvoor een doel is vastgesteld. Het doel moet uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigd zijn. De gegevens mogen niet voor andere doelen verwerkt worden. Voor de uitvoering van sommige wetten, zoals bijvoorbeeld de Stichting Durfhuis, zijn de doelen voor het verwerken in de wet al vastgelegd, net als de persoonsgegevens die gevraagd en verwerkt mogen worden.

Rechtmatige grondslag (artikel 6, AVG)

De wet zegt dat er voor elke verwerking van persoonsgegevens een rechtmatige grondslag uit de wet van toepassing moet zijn. Dat betekent dat de verwerking alleen mag plaatsvinden:

*  Om een verplichting na te komen die in de wet staat

*  Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel was

*  Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden

*  Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor de specifieke verwerking

Wijze van verwerking

De hoofdregel van de verwerking van persoonsgegevens is dat het alleen toegestaan is in overeenstemming met de wet en op een zorgvuldige wijze. Persoonsgegevens worden zoveel mogelijk verzameld bij de betrokkene zelf. De wet gaat uit van subsidiariteit. Dit betekent dat verwerking alleen is toegestaan wanneer het doel niet op een andere manier kan worden bereikt. In de wet wordt ook gesproken over proportionaliteit. Dit betekent dat persoonsgegevens alleen mogen worden verwerkt als dit in verhouding staat tot het doel. Wanneer met geen of minder (belastende) persoonsgegevens hetzelfde doel bereikt kan worden, moet daar altijd voor gekozen worden.

De Stichting Durfhuis zorgt ervoor dat de persoonsgegevens kloppen en volledig zijn voordat ze verwerkt worden. Deze gegevens worden alleen verwerkt door personen met een geheimhoudingsplicht.

Daarnaast beveiligt de Stichting Durfhuis alle persoonsgegevens. Dit moet voorkomen dat de persoonsgegevens kunnen worden ingezien of gewijzigd door iemand die daar geen recht toe heeft. Hoe de Stichting Durfhuis dit doet staat in het informatiebeveiligingsbeleid van de Stichting Durfhuis en in een eventueel aanvullend beveiligingsplan specifiek opgesteld voor een proces of registratie.

Doorgifte (artikel 44 t/m 50, AVG)

De Stichting Durfhuis geeft geen persoonsgegevens door met een land buiten de Europese Economische Ruimte (EER) of een internationale organisatie.

Transparantie en communicatie

Wet openbaarheid van bestuur (Wob)

Via de Wob (en straks wellicht de Wet open overheid) kun je een verzoek om informatie indienen bij de Stichting Durfhuis. Bij het verzoek bekijkt de Stichting Durfhuis altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Wet hergebruik van overheidsinformatie

De Wet hergebruik van overheidsinformatie (Who) regelt het op verzoek verstrekken van overheidsinformatie voor hergebruik. Bij het verzoek bekijkt de Stichting Durfhuis altijd of het antwoord geen inbreuk maakt op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen. In principe worden geen persoonsgegevens verstrekt.

Informatieplicht (artikel 13, 14, AVG)

De Stichting Durfhuis informeert betrokkenen over het verwerken van persoonsgegevens. Wanneer betrokkenen gegevens aan de Stichting Durfhuis geven, worden zij op de hoogte gesteld van de manier waarop de Stichting Durfhuis met persoonsgegevens om zal gaan. Dit kan bijvoorbeeld via een formulier gebeuren. Vaak staat op de aanvraagformulieren vermeld welke gegevens zonder toestemming niet openbaar gemaakt zullen worden. De betrokkene wordt niet nogmaals geïnformeerd als hij/zij al weet dat de Stichting Durfhuis persoonsgegevens van hem/haar verzamelt en verwerkt, en weet waarom en voor welk doel dat gebeurt.

Wanneer de gegevens via een andere weg verkregen worden, dus buiten de betrokkene om, wordt de betrokkene geïnformeerd op het moment dat deze voor de eerste keer worden verwerkt.

Verwijdering

De Stichting Durfhuis bewaart de persoonsgegevens niet langer dan nodig is voor de uitvoering van haar taken of zoals vastgelegd in de Archiefwet. Wanneer er nog persoonsgegevens opgeslagen zijn die niet langer nodig zijn voor het bereiken van het doel worden deze zo snel mogelijk verwijderd. Dit houdt in dat deze gegevens vernietigd worden of zo worden aangepast dat de informatie niet meer gebruikt kan worden om iemand te identificeren.

Rechten van betrokkenen (artikel 13 t/m 20, AVG)

De wet bepaalt niet alleen de plichten van degenen die de persoonsgegevens verwerken, maar bepaalt ook de rechten van de personen van wie de gegevens worden verwerkt. Deze rechten worden ook wel de rechten van betrokkenen genoemd, en bestaan uit de volgende rechten:

*  Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de Stichting Durfhuis te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.

*  Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar gegevens worden verwerkt.

*  Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de gegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de Stichting Durfhuis om dit te corrigeren.

*  Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de Stichting Durfhuis te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.

*  Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om gegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te laten verwijderen.

*  Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De Stichting Durfhuis zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde

   gronden zijn voor de verwerking.

Indienen van verzoek

Om gebruik te maken van zijn/haar rechten kan de betrokkene een verzoek indienen. Dit verzoek kan zowel schriftelijk als via de e-mail ingediend worden. De Stichting Durfhuis heeft vier weken de tijd, vanaf de ontvangst van het verzoek, om te beoordelen of het verzoek gerechtvaardigd is. Binnen vier weken zal de Stichting Durfhuis laten weten wat er met het verzoek gaat gebeuren. Als het verzoek niet wordt opgevolgd is er de mogelijkheid om bezwaar te maken bij de Stichting Durfhuis Goeree-Overflakkee of een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). Aan de hand van een verzoek kan de Stichting Durfhuis aanvullende informatie opvragen om zeker te zijn van de identiteit van de betrokkene.

Geautomatiseerde verwerkingen

Profilering (artikel 22, AVG)

Profilering vindt plaats wanneer er een geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt waarbij aan de hand van persoonsgegevens naar bepaalde persoonlijke aspecten van een persoon wordt gekeken om deze persoon te categoriseren en te analyseren, of om zaken te kunnen voorspellen. Voorbeelden van persoonlijke aspecten kunnen zijn: financiële situatie, interesses, gedrag of locatie.

Om profilering wat duidelijker te maken gebruiken we het volgende voorbeeld: Wanneer een bezoeker op de website van Stichting Durfhuis naar een bepaalde dienst kijkt, mag de Stichting Durfhuis geen actie ondernemen om de dienst aan te bieden. Stichting Durfhuis mogen wel bekijken hoe vaak een bepaalde dienst bekeken is, maar dus niet specifiek gericht adverteren. Daarnaast geeft de wet aan dat er geen besluit mag worden genomen op basis van profilering.

Stichting Durfhuis maakt geen gebruik van profilering.

Plichten van Stichting Durfhuis

Register van verwerkingen (artikel 30, AVG)

De Stichting Durfhuis is verantwoordelijk voor het aanleggen van een register van alle verwerkingen waarvan de Stichting Durfhuis de verwerkingsverantwoordelijke is. Elk register bevat een beschrijving van wat er tijdens een verwerking plaatsvindt, en welke gegevens daarvoor worden gebruikt, namelijk:

*  De naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke en, mogelijk, de gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijke;

*  De doelen van de verwerking;

*  Een beschrijving van het soort persoonsgegevens en de daarbij horende betrokkenen;

*  Een beschrijving van de ontvangers van de persoonsgegevens;

*  Een beschrijving van het delen van persoonsgegevens aan een derde land of internationale organisatie;

*  De termijnen waarin de verschillende persoonsgegevens moeten worden gewist;

*  Een algemene beschrijving van de beveiligingsmaatregelen.

Gegevensbeschermingseffectbeoordeling (artikel 35, AVG)

Met een gegevensbeschermingseffectbeoordeling worden de effecten en risico’s van nieuwe of bestaande verwerkingen beoordeeld op de bescherming van de privacy. De Stichting Durfhuis voert deze uit wanneer er een geautomatiseerde verwerking, een grootschalige verwerking, of wanneer er een grootschalige monitoring van openbare ruimten plaatsvindt. Dit geldt in het bijzonder bij verwerkingen waarbij nieuwe technologieën worden gebruikt.

Datalekken (artikel 33,34, AVG)

We spreken van een datalek wanneer persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens mogen hebben. Wanneer er een datalek heeft plaatsgevonden meldt de Stichting Durfhuis dit zonder onredelijke vertraging, uiterlijk 72 uur nadat er kennis van de inbreuk is vernomen, aan de AP. Als dit later dan 72 uur is wordt er een motivering voor de vertraging bij de melding gevoegd. Het kan zijn dat de inbreuk een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten en vrijheden van de betrokkenen. In dit geval meldt de Stichting Durfhuis dit aan de betrokkenen in eenvoudige en duidelijke taal. Om toekomstige datalekken te voorkomen worden bestaande datalekken geëvalueerd.

Afsluiting

Als de Stichting Durfhuis een wettelijke verplichting niet nakomt kan de betrokkene een klacht indienen. Deze zal via de klachtenregeling van de Stichting Durfhuis worden behandeld. In gevallen waar het reglement niets over zegt, beslist het verantwoordelijke bestuursorgaan van de Stichting Durfhuis.

Disclaimer:

Dit product is een eenvoudige en begrijpbare vertaling van de huidige privacywetgeving en gebaseerd op de AVG. Vanzelfsprekend is de toepasbare wet- en regelgeving altijd leidend en kunnen er geen rechten ontleend worden aan dit document.